Razones por las que a su nuevo proyecto podría no irle bien

Puedo decirle por qué y ayudarle. No es demasiado tarde para darle claridad y orden a su próxima solicitud de propuesta de equipo, RFP, por su sigla en inglés.

Consejos clave para la solicitud de propuesta de equipo, para una exitosa selección y adquisición de la próxima máquina para su planta.

He visto muchos proyectos debido a mi función en compras, pero compro solo equipo de producción, y me involucro antes de que elaboremos la solicitud de propuesta (Request For Proposal, RFP). Por cada equipo que compre uno de mis ingenieros, yo superviso entre 10 y 20.

A través de las experiencias (y a veces de experiencias difíciles), surgen patrones. Y a partir de patrones podemos desarrollar mejores prácticas para evitar problemas. Usted hace lo mismo en su línea de producción hoy. Cuanto más tiempo pase en la línea, más comprenderá los límites de aquella máquina, cuándo esa pieza desgastada va a fallar, el punto óptimo en los ajustes, o cuándo la humedad en la planta va a causar suficiente deformación del corrugado como para que se atasque la empacadora de cajas o encajadora.

Mi trabajo es evitar las siguientes situaciones:

• Cuando le ha dicho al ofertante del equipo demasiado poco o demasiado, o simplemente lo está confundiendo.

• Cuando el ofertante no haya cumplido con su irracional fecha límite, independientemente de lo que haya prometido el vendedor.

• Cuando los proveedores inflan sus precios porque les preocupa que trabajar con usted no vaya a ir bien.

• Cuando los vendedores están felices de recibir el pedido porque ven cambios en las órdenes escritas en él.

La claridad es la clave –claridad dentro de su organización y luego con su proveedor. Sus proveedores necesitan claridad, para que puedan hacer bien su trabajo. Además, la claridad los pone a gusto.

Cada proveedor ha vivido proyectos con clientes difíciles. Incluso durante la fase de solicitud de propuesta, RFP, se preocupan por el final del proyecto. ¿Cuándo se les pagará? ¿Alguien en su fábrica exigirá de repente otra característica o indicador clave de rendimiento? ¿Obtendrá muestras a tiempo para depurar el sistema antes de la prueba de aceptación de fábrica (FAT, por su sigla en inglés)?

Esa claridad en la etapa de la fase de solicitud de propuesta, RFP, que le da al oferente la sensación de que usted está actuando con coherencia.

OpX Leadership Network, una parte de la plataforma de Servicios de la Industria de la Asociación de Tecnologías de Empaque y Procesamiento, PMMI, tiene una colección creciente de herramientas que ahora incluye un módulo de Solicitud de Propuesta. Este constituye un gran recurso para organizar sus pensamientos y refrescar tu memoria.

Al desarrollar su proyecto utilizando esta herramienta RFP de OpX Leadership Network, existen algunas cosas que debe tener en cuenta. Veamos…

Decida lo que quiere

Consulte a las partes interesadas en toda la empresa, incluidos los operarios y mecánicos. El liderazgo de la planta y de la empresa debe saber hacia dónde se dirige el mercado en tres años. Tal vez el equipo que está comprando puede acomodar eso también. Los departamentos de Aseguramiento de Calidad y de Seguridad también tienen opiniones. Luego, elimine las necesidades de los deseos de controlar los costos. (Opx Leadership Network también ha desarrollado un módulo de Costo Total de Propiedad).

Especifique qué resultados desea (por ejemplo, botellas en una caja), pero no les diga a los oferentes cómo deben hacerlo el equipo. Eso sofoca la innovación, y todos los proveedores ofertarán equipos idénticos. Los proveedores son los expertos. Déjelos a ellos proponer la solución técnica.

Comunique lo que quiere

El mayor riesgo aquí es que estamos acostumbrados a cómo nuestra empresa hace negocios, ejecuta proyectos, administra una fábrica, lo que es imprescindible y en qué somos flexibles. Pero los otros clientes de sus oferentes tienen diferentes requisitos y procedimientos. No espere a que los oferentes comprendan sus matices no escritos. Sea claro. Comience en la casilla uno, y luego elabore los detalles.

Defina los términos que todos usamos de manera diferente, como FAT, puesta en servicio y aceptación final. (Opx Leadership Network también ha desarrollado un módulo FAT).

Someta los documentos a revisión por sus pares antes de que se emitan a los oferentes. Todos somos humanos y podemos cometer errores en la claridad de los documentos.

Déle a los oferentes el tiempo adecuado para enviarle las propuestas. Cada equipo de proyecto subestima esto. Sé que su jefe sigue preguntando: "¿Han llegado las ofertas?". Me gustaría que todos pudieran trabajar en un departamento de cotizaciones o estimaciones durante un mes. Ellos deben protegerse a sí mismos leyendo la pila de especificaciones que usted les dio.

Evalúe lo que le ofrecieron

Otra área que a menudo se subestima es el tiempo que le tomará a su equipo seleccionar al proveedor. Sé que su jefe sigue preguntando: "¿Ya ordenaron?" No será simplemente abrir las propuestas, elegir una y hacer el pedido. Irá de un lado a otro con preguntas, aclaraciones y propuestas revisadas. Pregunte a cada oferente si el equipo ofrecido cumple con sus especificaciones. A veces los proveedores solo le ofrecen algo en el campo de juego.

Prepare la orden

Ha elegido a un proveedor y todos están entusiasmados. Pero esos documentos de especificaciones en el RFP están viejos. Siéntese y capture todo lo que cambió a través de apéndices, correos electrónicos y conversaciones. Actualice los documentos según corresponda, antes de que se adjunten al pedido.

Configure su proyecto para el éxito con la herramienta RFP de OpX Leadership Network en https://bit.ly/2Q9znL9. Nos veremos en los pasillos del próximo programa de PMMI.

Para mayor información sobre OpX Leadership Network’s solutions, visite www.opxleadershipnetwork.org.

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